Los otros días estaba llevando a mi madre a una cita médica temprano. Le tengo mucha confianza y siempre que tengo algo en la mente se lo digo o se lo consulto (aún yo sabiendo lo que tengo que hacer),  por que ella siempre tiene algo “interesante” que decir; ya sea para molestarme, empujarme o abrirme los ojos… (no tiene pelos en la lengua, como decimos en P.R.). lol

 

Entonces le digo:

 

Yo: “Hay mami tengo taaaaanto que hacer hoy que no se ni por donde empezar…”

 

Ella: “Pues empieza por la primera…”

 

Yo: “Jajaja ¿Aha?” (le saco mi “to do list”) y le digo: “Por la primera estoy empezando, aquí dice… “Confirmar y llevar a mami a la cita” (ya había planificado mi día)

 

Yo: “Pero mira esta lista, nada más el lado izquierdo me va a tomar como 9 horas; y el otro lado ¡Sabrá Dios!” 

 

Ella: “El día tiene 24 horas, puedes hacerlo todo”

 

Yo: “Ok.. Pero Yo necesito dormir hoy, ¿en que momento voy a dormir? ”  (me sigo quejando; por que sí)

 

Ella: “Ginna, si cuando te mueras vas a tener tiempo demás para dormir, no te quejes tanto y has lo que tengas que hacer”

 

Yo:Jajajaja hay mami contigo no gano” “Gracias a Dios que tengo una asistente virtual y unos sistemas que me están trabajando algunas cosas, por que sino, no se que sería de tu hija” 

 

Ella: (En Mute- Me deja por loca- jajaja)

 

Luego me puse a analizar; y la realidad es que me estaba quejando demás, por ponerme presiones demás. La mayoría de los empresarios somos personas de alto rendimiento y nos ponemos más presiones de las que debemos. Luego de ésta conversación pensé que ya tenía varios sistemas y soluciones que me alivian los días de trabajo. Y que era bendecida que dentro de esa “lista de quehaceres” había planificado mi día para poder llevar a mami a su cita médica, llevarla a desayunar, cambiar un cheque, ir al shopping, hacerme pedi y mani, hacerle el cambio de aceite y filtro a mi carro, hacer cardio y regresar a trabajar en la tarde 4 horas en un proyecto de un cliente, para luego hacer las maletas por que tenía que irme 3 días a cumplir otros compromisos fuera de mi área. ¡No todo el mundo puede hacer esto o organizarse de esa forma cada vez que quiere!

 

El tiempo es tu recurso más valioso. Después de todo, es la única cosa en la vida que no se puede recuperar. Y lo más interesante es que cada persona tiene la misma cantidad de tiempo para utilizar: 24 horas al día. 

 

 Entonces, ¿por qué algunas personas logran más cosas que otras? Que causa que algunos trabajen proyecto tras proyecto mientras… Otros se quedan dando vueltas en el mismo sitio, están siendo comidos vivos por sus propios sueños, se ahogan en un vaso de agua y están llenos de distracciones. 

La diferencia entre ellos tiene que ver con una habilidad muy importante: ¡El auto- manejo! A lo que muchos le dicen el ” manejo del tiempo” pero les doy la noticia de que el “manejo del tiempo” no existe; es un mito, una falacia. El tiempo no se maneja, el tiempo sigue corriendo; lo único que nosotros podemos manejar es a nosotros mismos, nuestras actividades, nuestras tareas, nuestra forma de hacer las cosas.

Para poder medir los resultados de cualquier persona, tenemos que empezar sabiendo cuan bien se manejan ellos mismos. Cuando sabes cuidar tus minutos, puedes cuidar tus meses. ¡Tú y yo somos juzgados por lo que hacemos y producimos todos los días!. No se trata de trabajar 12 – 16 horas al día para sentir que “hiciste algo”, se trata de que las horas que trabajes, ya sean 4, 6, 8 (las que sean) las dediques a hacer actividades de alto valor, tareas importantes que hagan mover tus proyectos lo más rápido posible y de la forma mas efectiva.

 ¿Qué pasaría si pudieras ahorrar una hora al día a partir de mañana? Eso significa que ahorrarías  5 horas por semana, o más de medio día de descanso. Imagínate que puedas cerrar tu tienda a las 11am todos los viernes sin preocuparte por todas las cosas que “no se hicieron”.

 

Puedes Hacer Esto, Cuando Aplicas Estas 4 Soluciones, Y Esto Lo Puedes Hacer Ahora Mismo..

 

En éste artículo menciono 4 de las soluciones más rápidas que puedes utilizar para al menos ahorrarte 5 horas a la semana sin preocupación:

 

1. Manejo Apropiado De Proyectos 

 

Si sigues manejando tus proyectos y a tu equipo por medio de mensajes de email, texto, Whatsapp y Skype, ¡para YA de hacerlo!. Las cosas se pierden, los mensajes se olvidan (o nunca se reciben) y los proyectos se atrasan. Y ni  hablar de todo el tiempo que pierdes  clasificando y buscando en tu mega lista de mensajes, para encontrar esa pieza de información que necesitas.

Regístrate en Asana o en Trello hoy, y empieza a poner todos tus proyectos allí en vez de trabajar todo desde tu email. Asana es la herramienta (aplicación web y móvil) que utilizo para manjar todos mis proyectos y mantenerme al tanto de lo que está haciendo mi equipo virtual cuando subcontrato para proyectos grandes. Aquí tendrás un solo lugar para buscar las tareas que todavía están pendientes de hacer, y podrás ver qué necesita de tu atención inmediata.

 

2. Documentación Apropiada

 

¿Te encuentras re-inventando la rueda cada vez que tienes que grabar algo o subir un video a tu blog? Saca 5 minutos y documenta todos los pasos que tienes que hacer; entonces la próxima vez que tengas que hacerlo (o mejor aún, cuando puedas delegarlo a un Asistente Virtual) se podrá trabajar de forma mas rápida todo el proceso. Habrán menos errores, y el trabajo se hará más rápido. A esto también se le llaman SOP (Standard Operations Procedures). Estos procesos también los puedes subir a alguna plataforma digital para que tengas acceso desde cualquier lugar (por ejemplo, lo puedes subir a Asana o Dropbox). 

 

3.  Crea Un Organigrama Digital De Tu Negocio  

 

Si tienes varias personas en tu equipo, esto es súper importante. En lugar de que todo el mundo venga a donde ti para hacer preguntas o, peor aún, que vayan a donde la persona equivocada a preguntar  y que reciban la respuesta equivocada; tómate el tiempo para crear un organigrama. Añádelo a tu manual de operaciones y asegúrate de que tu equipo sepa dónde está y para qué sirve. Ahora, en vez de que tu chat o tu teléfono se este explotando con preguntas durante todo el día, tendrás tiempo para hacer las tareas más importantes.

 

4. Bloquea Y Separa El Tiempo 

 

Utiliza el bloqueo de tiempo. Saca tu calendario y empieza a hacer citas contigo mismo. Decide cuándo revisarás el correo electrónico, cuándo trabajarás en proyectos de clientes, cuando trabajaras con tus proyectos y luego mantente enfocado en ese horario y en ese tiempo que sacaste para cada cosa. Estos plazos de tiempo que tu mismo te pones no sólo te obligan a hacer el trabajo, sino que te ayudarán a mantenerte enfocado, así que en lugar de perder tiempo en Facebook, estarás trabajando en tu negocio.

Todos estos sistemas se pueden establecer en una tarde, al menos al principio. Pero el tiempo que ahorrarás cuando los empiezas a utilizar consistentemente es invaluable. Una hora al día es sólo el comienzo, pero hay que tomar acción . Tienes que hacer el trabajo primero, antes de que puedas ganar las recompensas, pero los beneficios son buenísimos. Al final, te preguntarás cómo te las arreglabas antes de hacer estas cuatro cosas para mejorar tu negocio.

Ahora cuéntame en los comentarios si utilizas algunas de estas soluciones, o si tienes algunos tips o ideas en cuanto a éste tema. 

 

ATENCIÓN: Si encontraste ésta información valiosa, tengo un curso nuevo que estará saliendo muy pronto en donde entraré mas en detalles sobre éste tema y otros más. Si quieres ser una de las primeras personas en saber sobre éste programa asegúrate de registrarte en mi lista de interesados en el siguiente enlace

>> Sistemas Indispensables <<

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